【導入事例：建築業】Google Workspace導入で実現した「どこでも働ける環境」と「リソースの見える化」

■ クライアント企業様について

業種： 建築業

同社では、これまで自社内に物理的なファイルサーバーを設置してデータを管理していました。

しかし、営業担当者などが外出先から見積もりなどの重要な情報にアクセスできず、業務効率の低下を招いていました。
また、物理サーバーならではの「維持コスト」や定期的な「リプレイスコスト」も経営上の課題となっていました。

さらに、社内のスケジュール管理にも課題がありました。
Googleカレンダーの利用状況が社員によってまばらで統一されておらず、「誰がどこで何をしているか」を把握するためには、従業員の予定を都度本人に直接確認しなければならないという非効率な状態が常態化していました。

当社では、これらの課題を根本から解決するため、クラウドグループウェア「Google Workspace（GWS）」の導入支援を実施しました。

外出先からでも安全にデータへアクセスできる環境を構築しました。

同時に、企業の大切なデータを守るため、セキュリティリスクの低減に注力。

例えば「一度に大量のファイルがダウンロードされた」といった不審な挙動に対してアラートを設定し、管理者に即座に通知が飛ぶ仕組みを構築しました。

これにより、情報漏洩の未然防止やアカウント乗っ取りを素早く検知する体制を実現しています。

ツールは「導入して終わり」ではありません。
当社では、GWSの基本的な使い方から業務に直結する活用法まで、全社員様向けのレクチャーを担当いたしました。
導入後も継続的なフォローアップを行い、社内への定着を支援しています。

Google Workspaceの導入により、同社の業務環境には以下のような大きな変化が生まれました。

共有ドライブを活用し、部署や役職に応じた適切なアクセス権限を設定しました。「必要な人が必要なデータにだけアクセスでき、不要なスタッフはアクセスできない」という制限を設けることで、利便性と安全性を両立しています。

全社の予定がGoogleカレンダー上で共有され、誰でもスムーズにメンバーの動向を把握できるようになりました。さらに、会議室などの共有施設もカレンダー化することで、属人的な確認作業がなくなり、仕事と施設リソースの「見える化」が実現。業務スピードが大幅に向上しました。

CELLECでは、お客様の現在の課題を丁寧にヒアリングし、ITツールの選定から初期設定、セキュリティ対策、そして社内への定着までを一貫してサポートいたします。DX推進にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。